Règlement intérieur 

 

A. Règlement intérieur de l'association

 

Préambule : Le rôle du présent règlement est de fixer les points utiles au fonctionnement quotidien de l'association dans le respect des statuts.

Article 1 - Le règlement intérieur est valable pour un an et ne peut être modifié qu'au cours d'une assemblée générale. S'il n'est pas modifié, il est automatiquement reconduit pour l'année suivante.

Article 2 - Toute demande de modificationdoit être adressée par écrit (ou par email) au secrétaire de l'association qui informera tous les membres du bureau ; la demande de modification sera inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale suivante. Si la modification demandée est estimée urgente par la majorité du bureau, une assemblée extraordinaire sera convoquée, conformément à l'article 11 des statuts.

Article 3 - Tout comme les statuts, le règlement intérieur doit pouvoir être consulté par tous. Une copie est disponible auprès du secrétaire dans le bureau de l'association.

 

B. L'élection du bureau

 

Article 1 - L'élection du bureau a lieu au cours de l'assemblée générale annuelle. Elle est présidée par le président sortant qui doit veiller à son bon déroulement.

Article 2 - Ont droit de vote tous les membres actifs et honoraires de l'association, conformément à l'article 5 des statuts.

Article 3 - Ont droit d'être élus membres du bureautous les membres actifs de l'association en règle avec leur cotisation.

Article 4 (collèges) - L'électorat est réparti en collèges qui correspondent aux différentes divisions du site IFP de Rueil. Les doctorants du Centre d'Economie et Gestion, ainsi que ceux localisés sur le site de Solaize, forment chacun un collège. Les doctorants effectuant leur thèse à l'extérieur des sites de Rueil et Solaize seront rattachés à la division d'appartenance de leur responsable IFP. Les docteurs IFP (comme défini dans l'article 2 des statuts) forment un collège.

Article 5 (membres à élire) - Le nombre des membres du bureau à élire pour chaque collège est précisé dans la lettre de convocation à l'assemblée générale. Il est fixé à la majorité par les membres du bureau sortant, dans le respect de l'article 10 des statuts et en fonction des nécessités et activités prévues par l'association pour l'année suivante.

Article 6 (candidatures) - Les candidatures à membres du bureau, pour le collège d'appartenance, seront faites auprès du secrétaire de l'association dans les délais et modalités indiqués dans la lettre de convocation à l'assemblée générale.

Article 7 (déroulement du vote) - Dans chaque collège, dont la liste des appartenants est diffusée par le bureau, chaque votant pourra exprimer une seule préférence à l'intérieur de la liste des candidats. Le vote sera confié à un responsable du collège nommé par le bureau ou par correspondance en adressant une lettre au président ou au secrétaire de l'association. De même, il est possible de donner pouvoir de vote signé à un autre membre du college.

Article 8 (candidats élus) - Seront élus, dans leur collège d'appartenance, les candidats ayants obtenu le plus de voix. En cas d'égalité de voix, le membre le moins ancien à l'IFP (au sens d'année de thèse en cours) sera élu. Si l'égalité persiste, le plus jeune sera élu.

Article 9 - Le jour de l'assemblée générale, la liste des candidats élus par chaque collège sera présentée. Au moins un quart des membres de l'association ayant droit de vote doivent voter pour que l'élection du nouveau bureau soit validée. Si le quorum n'est pas atteint ou s'il n'y a pas assez de

candidatures pour former un bureau (article 9 des statuts), l' élection du bureau est repoussée à une date ultérieure proposée par le président et approuvée au cours de l'assemblée générale.

 

C. Le bureau

 

Article 1 - Le bureau est élu (voir section précédente) pour un an au cours de l'assemblée générale annuelle.

Article 2 - L'impossibilité de réunir un membre pour chaque collège n'empêche pas la mise en place du bureau. Au contraire, à la majorité, les nouveaux élus pourront décider d'attribuer les places laissées vacantes par manque de candidat dans certains collèges aux premiers candidats non élus dans les autres collèges.

Article 3 - Le bureau est composé au minimum des quatre éléments suivants (article 9 des statuts) : un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier. Le bureau élit à la majorité, parmi ses membres, le président, le secrétaire et le trésorier ; le vice-président sera celui qui a obtenu le plus de voix derrière le président.

Article 4 - Le bureau doit se réunir une fois tous les deux mois minimum. La convocation est faite par le secrétaire au moins deux semaines à l'avance. Chacun des membres du bureau peut demander d'insérer un point à l'ordre du jour qui sera arrêté et envoyé sept jours avant la réunion.

Article 4 bis - Le président (ou en son absence le vice-président) anime les réunions assisté par le secrétaire. Au cours d'une réunion au moins deux tiers des membres doivent être présents pour prendre une décision.

Article 4 ter - Un compte rendu de chaque réunion doit être tenu à jour par le secrétaire.

Article 5 - Le bureau s'engage, tout au long de l'année de son mandat, à poursuivre les objectifs indiqués dans l'article 2 des statuts et notamment :

-           (formation) A assurer le lien entre la formation doctorale de l'IFP School et les membres doctorants de l'association.

-          (réseaux) A maintenir à jour le site web de l'association contenant l'ensemble des informations relatives à celle-ci.

-          (intégration) A renforcer la convivialité entre tous les adhérents.

Pour chacune de ces taches, il serait utile qu'il y ait un responsable au sein du bureau.

 

D. Le Budget

 

Article 1 - Le budget de l'association est géré par le trésorier en concertation avec les autres membres du bureau.

Article 2 - Le trésorier tient à jour un livre des comptes notant tous les fonds reçus et les dépenses effectuées par l'association. Le budget et le livre des comptes doivent être consultables par chaque membre de l'association sur simple demande.

Article 2 bis - Au cours de l'assemblée générale, le trésorier doit présenter le bilan budgétaire de l'association.

Article 3 - Le montant de la cotisation des membres actifs et associés est décidé chaque année en fonction du budget. La décision est prise à la majorité par le bureau.

Article 4 - La cotisation doit être réglée de préférence avant le 31 décembre de chaque année.

 |  Mentions légales © 2017 IFP Energies nouvelles